FAQ
FAQ Conformité PME : toutes vos questions
Toutes les réponses pour comprendre la conformité PME : RGPD, AI Act, NIS 2 et le déroulement de notre accompagnement.
GÉNÉRAL
Conformité PME : questions générales
Tout ce qu’il faut savoir sur Kaylo Compliance et notre approche.
Qu'est ce que Kaylo Compliance ?
Kaylo Compliance est un cabinet de conseil spécialisé dans la conformité numérique des PME françaises : RGPD, AI Act et NIS 2.
Notre métier ? Transformer des réglementations complexes en un plan d’action clair et le mettre en œuvre à votre place. Pas de jargon, pas de classeurs qui prennent la poussière : un accompagnement concret, pensé pour des dirigeants qui ont déjà une entreprise à faire tourner. Vous restez concentré sur votre activité ; nous nous occupons de votre conformité.
A qui s'adresse notre accompagnement ?
Nous accompagnons les PME françaises jusqu’à 50 collaborateurs : entreprises en croissance, startups et structures qui travaillent ou veulent travailler avec des grands comptes.
Si vous collectez des données clients, utilisez des outils d’IA, ou répondez à des appels d’offres qui exigent une preuve de conformité, vous êtes exactement la personne pour qui nous travaillons. Et si vous n’êtes pas certain d’être concerné, c’est justement le genre de question à laquelle notre premier échange, gratuit, répond en quelques minutes.
Pourquoi se mettre en conformité maintenant ?
Parce que le coût d’attendre ne fait qu’augmenter. Les contrôles de la CNIL se multiplient (surtout pour les petites et moyennes structures), l’AI Act entre progressivement en application avec des échéances déjà fixées, et plus de 70 % des appels d’offres exigent désormais une preuve de conformité.
Se mettre en règle aujourd’hui, c’est éviter la mise en demeure dans l’urgence demain et transformer une contrainte en argument commercial face à vos clients et partenaires. La vraie question n’est pas de savoir si vous devrez vous y mettre, mais quand.
Autant que ce soit à votre rythme, pas dans la panique.
Pourquoi faire appel à nous plutôt qu'à un avocat ou un DPO en interne ?
Un avocat vous dira ce que dit la loi. Un DPO en interne, c’est un poste à temps plein et un budget que peu de PME peuvent justifier.
Nous faisons le pont entre les deux : nous traduisons la réglementation en actions concrètes, et nous les réalisons avec vous. Audit, registres, politiques, documentation, formation des équipes.
Vous obtenez le résultat d’un service conformité complet, sans le coût d’un recrutement, avec un interlocuteur unique qui connaît votre dossier sur le bout des doigts. La conformité opérationnelle, pas la théorie.
Je suis une petite structure, est-ce que c'est vraiment pour moi ?
Oui, et c’est la confusion la plus répandue. Le RGPD ne prévoit aucun seuil d’effectif ou de chiffre d’affaires en dessous duquel on serait exempté : il s’applique dès que vous traitez des données personnelles. Une TPE, un indépendant ou une startup de quelques personnes ont les mêmes obligations de fond qu’une grande entreprise.
La différence, c’est l’ampleur : moins de traitements, donc une mise en conformité plus rapide et moins coûteuse. Être petit n’est pas une dispense c’est au contraire l’occasion de partir sur des bases saines pendant que tout est encore simple à structurer.
RGPD
Question RGPD
Vos questions sur la protection des données personnelles et la conformité RGPD.
Mon entreprise est-elle vraiment concernée par le RGPD ?
Oui, dès l’instant où vous traitez des données personnelles et c’est le cas de quasiment toutes les entreprises. Un fichier clients, des CV reçus, une newsletter, des cookies sur votre site, les coordonnées de vos salariés : tout cela relève du RGPD.
La taille de votre structure n’y change rien ; une PME de 5 personnes est concernée au même titre qu’un grand groupe. La bonne nouvelle, c’est que ces obligations sont parfaitement gérables une fois qu’on les a cartographiées. C’est précisément le point de départ de notre accompagnement.
Que comprend une mise en conformité RGPD ?
Une mise en conformité RGPD, ce n’est pas un document unique, mais un ensemble cohérent. Concrètement, notre accompagnement couvre l’audit de vos traitements de données, la rédaction de votre registre des traitements, vos politiques de confidentialité, la gestion conforme des cookies, vos contrats de sous-traitance, la sensibilisation de vos équipes et l’ensemble de la documentation qui prouve votre conformité.
Vous repartez avec un dossier complet, à jour et défendable en cas de contrôle, pas une simple case cochée, mais une vraie protection.
Quels sont les risques réels en cas de non-conformité ?
Ils sont concrets, et ils vont au-delà de l’amende. Sur le plan financier, la CNIL peut prononcer des sanctions allant des sanctions allant jusqu’à 4 % de votre chiffre d’affaires annuel.
Mais le risque le plus immédiat pour une PME est souvent commercial : de plus en plus de donneurs d’ordre et de grands comptes exigent une preuve de conformité avant de signer : pas de conformité, pas de contrat.
À cela s’ajoute le risque réputationnel d’une fuite de données ou d’une plainte rendue publique. Se mettre en règle, c’est supprimer ces trois menaces d’un coup.
Je n'ai jamais rien fait pour le RGPD. Est-ce qu'il est trop tard ?
Non, il n’est jamais trop tard et vous êtes loin d’être un cas isolé : près de 8 PME sur 10 ne sont pas pleinement conformes.
Ce qui compte aux yeux de la CNIL, ce n’est pas d’avoir été parfait depuis le premier jour, mais d’engager une démarche sérieuse et de pouvoir la prouver. Partir de zéro a même un avantage : on construit votre conformité proprement, dans le bon ordre, sans avoir à défaire des documents bancals faits dans l’urgence. Le seul vrai risque, c’est de continuer à attendre. Plus tôt vous commencez, plus la mise en conformité est simple, sereine et économique.
AI Act
Questions AI Act
Comprendre l’AI Act et ses impacts pour votre entreprise.
Qu'est-ce que l'AI Act ?
L’AI Act (Règlement UE 2024/1689) est le premier cadre réglementaire européen dédié à l’intelligence artificielle. Son principe : classer les systèmes d’IA selon leur niveau de risque (minimal, limité, élevé ou inacceptable) et imposer des obligations proportionnées à chaque catégorie, notamment en matière de transparence et de documentation. Concrètement, si votre entreprise utilise des outils d’IA, l’AI Act détermine ce que vous avez le droit de faire, et ce que vous devez documenter pour le prouver.
Mon entreprise est-elle concernée par l'AI Act ?
Probablement plus que vous ne le pensez. L’IA ne se limite plus aux laboratoires : tri automatique de candidatures, scoring de prospects, chatbots, outils d’aide à la décision, génération de contenu… autant d’usages courants désormais encadrés. Si vous utilisez l’un de ces outils, vous entrez dans le champ de l’AI Act, et vos obligations dépendent du niveau de risque de chaque usage. Pour savoir précisément où vous vous situez, notre diagnostic gratuit vous donne une première réponse en 5 minutes.
Proposez-vous un accompagnement AI Act ?
Oui, de bout en bout. Nous identifions les systèmes d’IA présents dans votre entreprise, analysons leur niveau de risque selon le règlement, constituons la documentation exigée et vous mettons en conformité de façon progressive et maîtrisée. L’objectif n’est pas de vous faire renoncer à l’IA au contraire, c’est de vous permettre de l’utiliser en toute sécurité juridique, là où vos concurrents avancent encore à l’aveugle.
A quoi sert votre diagnostic gratuit AI Act ?
Il vous donne une première photographie claire de votre situation, sans engagement. En répondant à 5 questions sur votre secteur, votre taille et votre usage de l’IA, vous obtenez un rapport personnalisé : votre niveau de risque selon le Règlement UE 2024/1689, vos obligations légales, vos échéances clés et un plan d’action concret, téléchargeable en PDF. C’est le moyen le plus rapide de savoir où vous en êtes et de décider, en connaissance de cause, des prochaines étapes.
Le diagnostic est disponible directement en cliquant sur l’onglet « AI Act » sur notre site web.
NIS2
Questions NIS2
Vos questions sur la cybersécurité et la directive NIS2.
Qu'est-ce que la directive NIS2 ?
NIS 2 est la directive européenne qui renforce les exigences de cybersécurité des entreprises. Son but : élever le niveau de protection face aux cyberattaques, qui visent désormais autant les PME que les grands groupes. Concrètement, elle impose aux organisations concernées de mettre en place des mesures de sécurité, de gérer leurs risques numériques et de signaler les incidents majeurs. Ce n’est plus une bonne pratique optionnelle : pour les entreprises visées, c’est une obligation légale.
Mon entreprise est-elle concernée par NIS2 ?
Peut-être, et c’est un point qui mérite une vérification précise. NIS 2 ne s’applique pas à toutes les entreprises : tout dépend de votre secteur d’activité, de votre taille et de votre place dans une chaîne d’approvisionnement. Certaines PME sont directement concernées ; d’autres le deviennent indirectement parce qu’un grand donneur d’ordre leur impose des exigences de sécurité pour rester dans la chaîne.
Plutôt que de deviner, le plus simple est de faire le point ensemble lors d’un premier échange : en quelques minutes, vous saurez si et dans quelle mesure la directive vous oblige.
Que faut-il faire pour être conforme à NIS 2 ?
La conformité NIS 2 repose sur quelques piliers : analyser vos risques cyber, mettre en place des mesures de sécurité adaptées (gestion des accès, sauvegardes, protection des systèmes), définir une procédure de gestion et de signalement des incidents, et documenter l’ensemble.
L’effort dépend de votre niveau de maturité actuel : certaines entreprises ont déjà de bonnes bases à formaliser, d’autres partent de plus loin. Notre rôle est de vous situer précisément, puis de construire avec vous une feuille de route réaliste, étape par étape, sans bouleverser votre activité.
Accompagnement
Questions sur notre accompagnement
Tout savoir sur notre façon de travailler ensemble.
Comment se déroule le premier échange ?
C’est une conversation, pas un entretien de vente. En 30 minutes, nous faisons le point sur votre situation : vos activités, vos données, vos outils, vos obligations probables et vos priorités. À l’issue de cet échange, vous y voyez déjà beaucoup plus clair sur ce qui vous concerne et sur les prochaines étapes que vous décidiez de travailler avec nous ou non. C’est gratuit, sans engagement, et toujours utile.
Combien de temps dure un accompagnement ?
Cela varie selon votre maturité et l’étendue de vos besoins, mais voici des repères concrets. Une mission ciblée (exemple : un audit, un diagnostic, un document précis) se réalise en quelques semaines. Un socle de conformité complet (RGPD ou AI Act de bout en bout) s’étend généralement sur un à quelques mois, le temps de tout structurer proprement. Et certaines entreprises choisissent un accompagnement continu pour rester conformes dans la durée. Dès le premier échange, nous vous donnons une estimation de délai claire, adaptée à votre situation réelle.
Travaillez-vous uniquement à distance ?
Oui, et c’est un avantage. Notre accompagnement est intégralement réalisable à distance, partout en France, ce qui nous permet d’intervenir rapidement et de maîtriser nos coûts donc les vôtres. Les échanges se font par visio et par mail, les documents sont partagés en ligne via un coffre fort digital, et vous gardez à chaque étape un interlocuteur unique qui connaît votre dossier. La distance n’enlève rien à la proximité : vous n’êtes jamais un numéro de dossier.
Proposez-vous un accompagnement continu ?
Oui. La conformité n’est pas un état figé : les réglementations évoluent, votre entreprise grandit, vos traitements de données changent.
Pour les entreprises qui le souhaitent, nous proposons un suivi dans la durée afin de maintenir votre conformité, anticiper les nouvelles obligations et ajuster votre documentation au fil de votre croissance. C’est une option, jamais une obligation certaines missions s’arrêtent une fois l’objectif atteint, et c’est très bien ainsi.
Et si je me fais contrôler par la CNIL ?
C’est exactement le scénario auquel notre accompagnement vous prépare. Un dossier de conformité complet (registre à jour, politiques en place, documentation traçable) est votre meilleure défense le jour d’un contrôle : il prouve votre bonne foi et votre démarche active, ce que la CNIL prend en compte. Et si vous êtes déjà sous le coup d’une demande ou d’une mise en demeure, ne restez pas seul : contactez-nous rapidement, nous vous aidons à constituer une réponse solide dans les délais impartis.
Concrètement, qu'est-ce que vous faites à ma place ?
Presque tout. Nous réalisons l’audit de votre situation, rédigeons vos registres de traitement, vos politiques de confidentialité et vos contrats de sous-traitance, mettons en place la gestion des cookies, documentons vos systèmes d’IA et formons vos équipes.
Votre rôle se limite à nous donner accès aux bonnes informations et à valider les décisions clés. Le résultat : un dossier de conformité complet et défendable, sans y avoir passé vos soirées.
Combien de temps ça va me prendre, à moi ?
Très peu c’est tout l’intérêt de nous confier le sujet. Le gros du travail (audit, rédaction des registres, politiques, documentation) repose sur nous, pas sur vous. Votre implication se limite à l’essentiel : un premier échange de 30 minutes, quelques sessions courtes pour nous transmettre les bonnes informations (dont un formulaire à remplir), et la validation des décisions clés. Comptez généralement quelques heures réparties sur la durée de la mission, pas des journées entières. Vous gardez la main sur les choix importants, sans avoir à devenir expert de la réglementation ni à sacrifier votre temps de dirigeant.
Sous combien de temps répondez-vous à une demande ?
Sous 24 heures. Chaque message reçoit une réponse rapide et personnalisée, parce que vos questions de conformité n’attendent pas surtout quand un délai réglementaire ou un appel d’offres est en jeu. Vous parlez directement à la personne qui suivra votre dossier, pas à un standard.
Autres
Tarifs & Engagements
Une compilation des questions les plus pertinentes pour vous.
Combien coûte un accompagnement ?
Cela dépend de votre taille, de vos activités et du niveau de conformité visé mais voici des repères concrets. Une mission ciblée (un audit, un diagnostic, un document précis) démarre à quelques centaines d’euros. Un socle de conformité complet, qui couvre l’ensemble de vos obligations, se chiffre généralement en milliers d’euros. Chaque accompagnement fait l’objet d’un devis clair et détaillé après notre premier échange : vous savez exactement ce que vous payez et ce que vous obtenez, sans mauvaise surprise. Et au regard d’une amende pouvant atteindre 4 % de votre chiffre d’affaires, c’est avant tout un investissement de protection.
Le diagnostic AI Act est-il vraiment gratuit ?
Oui, totalement, et sans engagement. En 5 questions, vous obtenez un rapport personnalisé : votre niveau de risque selon le Règlement UE 2024/1689, vos obligations, vos échéances clés et un plan d’action le tout téléchargeable en PDF.
Pas de carte bancaire, pas de relance commerciale insistante. C’est notre façon de vous apporter de la valeur avant même de travailler ensemble. Libre à vous, ensuite, de poursuivre seul ou de nous confier la suite.
Faut-il s'engager sur la durée ?
Non. Vous n’êtes jamais lié par un engagement que vous ne souhaitez pas. Certaines missions sont ponctuelles (un audit, une mise en conformité) et s’arrêtent une fois l’objectif atteint.
D’autres clients préfèrent un accompagnement continu pour rester conformes dans le temps et anticiper les évolutions réglementaires, mais c’est un choix, jamais une obligation. Nous construisons la formule qui correspond à votre besoin réel, pas à un abonnement imposé.
BESOIN D'AIDE ?
Échangeons directement sur vos enjeux de conformité.